KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN TEKNIK ANALISA DAN DESAIN SISTEM

Banyak sekali yang mengira bahwa sistem informasi hanya seputar pada pembuatan aplikasi sistem, baik database maupun user interface-nya. Padahal, bagian yang berperan besar untuk menentukan sebuah sistem informasi layak diteruskan atau tidak adalah pada saat analisis dan perancangan sistem ( information system analysis and design).

Analisis dan desain sistem informasi (ADSI) merupakan tahapan yang harus dilalui setiap kali kita ingin membuat aplikasi sistem informasi. Dari sini kita merancang, sistem ini untuk apa sih, kebutuhannya apa aja, siapa yang akan menggunakan, fungsi dan tugas apa yang menjadi hak pengguna, berapa biaya yang akan dikeluarkan, berapa lama waktu pengembangannya, kelayakannya, prospek pengembangannya, dan sebagainya. Hal ini ditujukan agar sistem tidak habis pakai, bisa dikembangkan sesuai dengan perkembangan organisasi/perusahaan yang dinamis. Itulah kenapa dokumentasi pengembangan sistem sangat penting artinya. Bukan hanya aplikasinya saja.

Banyak sekali metode ADSI, ada RAD (rapid application development), SDLC (system development life cycle), Prototype, Waterfall, dan masih banyak lagi. Setiap metode memiliki ciri dan tahapan yang berbeda. Mau yang ingin cepat rampung atau yang super lambat??? Ada kelebihan dan kekurangan masing-masing. Salah satu metode ADSI adalah FAST!!!

FAST atau Framework for the Applications of System Technology mendefinisikan tahapan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahapan pada FAST berdasarkan pada permasalahan dan kesempatan yang dihadapi dengan peningkatan-peningkatan yang diharapkan dari sistem yang dikembangkan.

FAST sendiri berkaitan erat dengan analisis dan desain sistem melalui cara PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service). PIECES membantu metode FAST pada tahap analisis masalah dan kebutuhan sistem, meliputi:

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (throughput) dan response time.

Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

Economics (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.

Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan derta kecurangan yang akan terjadi.

Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.

  

Sistem analis merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem analis mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analis juga merupakan orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi.

Seorang sistem analis yang sukses harus memiliki beberapa skill.

Keahlian analisa

Memahami organisasi

Keahlian memecahkan masalah

Pemahaman sistem, untuk melihat organisasi dan sistem informasi sebagai sebuah sistem.

Keahlian teknis

Memahami potensi dan limitasi dari suatu teknologi

Keahlian Managerial

Kemampuan untuk mengatur proyek, sumber daya

resiko dan perubahan.

Adapun tanggung jawab dari seorang sistem analis meliputi :

1. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis

2. Aliran data menuju ke komputer

3. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer

4. Aliran dari informasi yang berguna kembali ke proses bisnis dan penggunanya

Fungsi Sistem Analis :

-          Mengidentifikasikan masalah-masalah dari pemakai / user.

-          Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk  memenuhi kebutuhan user.

-          Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah.

-          Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

            Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.

            Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain.

            Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai  penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Langkah-langkah analisis sistem :

1. Identify (identifikasi masalah)
2. Understand (memahami kerja dari sistem yang ada)
3. Analyze (menganalisa sistem)
4. Report (membuat laporan hasil analisis)

FUNGSI ANALIS SISTEM

1. Mengidentifikasi Masalah Kebutuhan User
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai
3. Memilih alternatif metode pemecahan masalah
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistem.

Tahapan dalam menganalisis sistem :

a.  Definisikan masalahnya

            Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk,harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

            Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari.Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.

            - Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?

            - Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?

- Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?

c.Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.

d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

e. Terapkan alternatif tersebut.

f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.